Símbolo de desburocratização da gestão de processos e documentos, o SEI já é realidade na UFT

Com o objetivo de otimizar as rotinas administrativas e de tramitação de processos, além de garantir atendimento às demandas da Lei de Acesso à Informação e do Governo Digital, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) já é uma realidade na Universidade Federal do Tocantins (UFT). O processo de implantação foi iniciado em novembro de 2020, e, agora, o próximo passo é a publicação da Portaria que instituirá o SEI no âmbito da universidade como sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos, a partir do dia 1º de março de 2022.

De acordo com o Diretor de Gestão Documental (Diged) da UFT, Werley Teixeira Reinaldo, a portaria apresenta os objetivos, conceituação e diretrizes para a utilização do sistema, assim como para os documentos e processos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI. "Visando a interação entre os diversos setores, o aprimoramento da gestão documental, a celeridade nas atividades e demandas, além da transparência administrativa e das informações institucionais aos cidadãos, propiciando eficiência, segurança e economicidade. Dessa forma, suprindo a necessidade de modernizar e desburocratizar a gestão de documentos agilizando os processos de trabalho nas unidades e setores da UFT", explica.

O superintendente de Tecnologia da Informação, professor Ary Henrique Morais de Oliveira, frisa que o SEI já foi implantado na infraestrutura de Centro de Dados da Superintendência de Tecnologia da Informação, tanto a versão para homologação/testes, quanto a versão de produção, sendo esta última a que será responsável pela gestão de fluxos e documentos administrativos da Universidade Federal do Tocantins. "A previsão é que o sistema entre em operação definitivamente no mês de fevereiro, inicialmente com a gestão dos processos de compras institucionais", destaca.

Capacitação
Para o seu uso a Diretoria de Gestão Documental (Diged) e a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) realizaram e, ainda, estão promovendo cursos de capacitação para uso da nova plataforma. teve o objetivo de apresentar aos usuários da UFT o SEI e as principais funcionalidades que ele possui. A capacitação teve o objetivo de apresentar aos usuários da UFT o SEI e as principais funcionalidades que ele possui. O endereço para treinamento e ambientação do SEI é https://treinamento.sei.uft.edu.br.

O professor Ary Henrique Morais de Oliveira explica que as equipe da Superintendência de Tecnologia da Informação, Câmpus de Palmas e a Diretoria de Gestão Documental estão realizando treinamentos com as equipes administrativas desde o mês de novembro de 2021, com todo o suporte administrativo do vice-reitor, professor Marcelo Leineker. "Serão realizas as últimas capacitações no mês de fevereiro de forma aberta a docentes e demais técnicos-administrativos antes do início da operação do sistema", complementa.

No dia 15 de fevereiro, das 9h às 12h e das 14h às 17h, ocorre a última capacitação com os usuários, para apresentar o SEI e sua implantação na universidade. As inscrições para a capacitação serão realizadas na Plataforma de Evento (http://sites.uft.edu.br/plataformaevento) e também será transmitida pelo Youtube Oficial da UFT. Os usuários que comparecerem aos dois turnos receberão um certificado de participação de 6h.

A Diged divulga ainda as ações de capacitação ofertadas pela Escola Nacional de Administração Pública (Enap), que disponibiliza em seu site (https://www.escolavirtual.gov.br/curso/74), de forma gratuita e livre para o público, o curso "SEI Usar". O usuário que tiver interesse deverá se inscrever e participar do curso que possui carga-horária de 20h. Para receber o certificado, o usuário deverá obter o mínimo de 70% de aprovação nas atividades do curso.

Sobre o SEI

O SEI é um sistema de produção e gestão de documentos e processos eletrônicos desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), cedido gratuitamente à administração pública e escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN). Foi fruto da iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, e tem sido implementado em vários órgãos e entidades das mais variadas esferas administrativas.

O sistema permite a produção, a edição, a assinatura e o trâmite de documentos dentro do próprio SEI de forma remota, o que possibilita a redução de tempo para a realização das atividades. Os principais benefícios são acompanhamento de processos online e assinatura de documentos por usuários internos e externos; aumento da produtividade e diminuição do uso do papel; acesso remoto por meio de diversos tipos de equipamentos (notebooks, tablets, smartphones, etc.); e melhoria nos fluxos de trabalho e agilidade na tramitação.

Quem deve utilizar?
Como o SEI é uma ferramenta de gestão de processos e documentos, todos os usuários podem ter acesso, devendo este possuir login e senha, entretanto haverá a definição de níveis de acesso.

Quais as principais obrigações?
Tendo em vista a utilização do sistema, as principais obrigações relacionadas a este são: zelar pela correta utilização do SEI; produzir, receber, assinar e tramitar os processos e documentos eletrônicos por meio do SEI, assim como, atender as orientações estabelecidas na Portaria supracitada.

Quais câmpus?
Apenas os câmpus da UFT de Arraias, Gurupi, Miracema, Palmas e Porto Nacional.

Endereço do SEI
Para acesso ao sistema os usuários devem acessar o endereço https://sei.uft.edu.br.

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